Werkgever

aatvos

Gepubliceerd op

30-04-2021

Online/Groningen

Salaris(range): €1889 – €3196,-

Sluitingsdatum

24-05-2021

40 p/week

30 vakantiedagen

HBO niveau

MacBook + iPhone

In verband met het onverwachtse vertrek van onze huidige Office Manager zijn wij per direct opzoek naar een waardig opvolger voor deze functie.

We hebben een enorme passie voor ons werk en dit doen we met (en voor) een bepaalde missie: de wereld een stukje mooier maken voor ons allemaal. Jouw missie gaat worden om onze missie uit te kunnen voeren. Er moet namelijk behoorlijk veel geregeld worden – kijk alleen al naar de voorbereidingen voor onze Workshops: we hebben er ongeveer elke maand wel een. Zo’n Workshop moet logischerwijs worden voorbereid, duurt vervolgens een gehele week, er moeten (meerdere) collega’s naartoe, die moeten daar verblijven en ze moeten natuurlijk ook weer terug. Dankzij al jouw inspanningen verloopt dit vlekkeloos.

jouw baan

Terwijl je een business trip aan het organiseren bent voor je collega’s Eunice en Jasper krijg je een telefoontje uit Duitsland – idealiter schakel je gelijk over naar het Duits, maar Engels zou eventueel ook kunnen. Je hebt direct in de smiezen dat het hier een potentiële opdrachtgever betreft, want vrij recent heb je Aat en Pepijn gebrieft over dit acquisitiegesprek. Nadat je ze netjes en professioneel ter woord hebt gestaan volgt er een actiepunt voor Aat, je geeft een globale tijdslijn aan en speelt dit door aan de juiste collega. Terug naar die business trip; er moeten namelijk ook een aantal mensen van de opdrachtgever aanwezig zijn, dit stem je af met je contactpersoon en plan je vervolgens in.

 

De mailbox moet ook nog worden bijgewerkt, een mail uit Palestina is verkeerd geadresseerd en speel je door aan de juiste interne project owner. Echter spot je in die mail een verzoek wat jij kunt oppakken, het is maar goed dat je vanmiddag nog even contact met Pepijn hebt, dan kun je dat verzoek direct bespreken en oppakken om het vervolgens terug te koppelen naar de opdrachtgever.

 

Lang verhaal kort: dankzij al jouw inspanning verloopt de planning soepel, blijven je collega’s én onze opdrachtgevers scherp, verlopen de communicatielijnen effectief, is de inbox lekker geordend en bijgewerkt, verliezen we geen acquisitiegesprek meer uit het oog en wordt de telefoon adequaat bemand. Niet geheel onbelangrijk is dat jij ook onze (digitale) team borrels organiseert.

 

Jouw belangrijkste taken zijn:

 

  • managen en verspreiden van binnenkomende e-mails en beantwoorden indien nodig / mogelijk
  • beheren van de office agenda, waarbij het zwaartepunt op Aat’s agenda ligt
  • organiseren van boekingen m.b.t. reizen en verblijven
  • voorbereiden en regelen van praktische zaken voor workshops, lezingen en projecten
  • bijwonen van acquisitiegesprekken i.v.m. praktische zaken die geregeld moeten worden
  • managen van onze webshop orders
  • ondersteunen van interne administratieve processen
  • toezicht houden op Aat’s email én het plannen van zijn taken
  • praktische zaken voorbereiden m.b.t. Aat’s meetings en lezingen
  • altijd beschikbaar voor interne en externe vragen
  • het uithangbord van het bedrijf, je bent immers het eerste contact persoon

 

over de werkgever

aatvos creëert plekken waar mensen zich welkom voelen, aangezien we geloven in het belang van een inclusieve samenleving. ‘People are progressively shutting themselves off from the rest of society by hiding away in the comfort of their own bubble. As people withdraw from one another, the divide between the haves and have-nots continues to grow. We can bridge this gap by programming the public space.’

 

Meerdere van onze projecten, die ook wel bekend staan als ’third places’, zijn internationaal erkend. Ons team werkt zowel virtueel en op locatie bij de opdrachtgever – daarnaast zullen we vanaf 1 juli ook een kantoor gaan bemannen in Groningen. Momenteel werken we echter voornamelijk vanuit huis en communiceren we onderling dus op afstand. Maar wees niet bang: onze digitale infrastructuur stelt ons in staat om gestructureerd en prettig samen te werken als team vanuit onze virtuele kantooromgevingen.

 

In ons werk maken we veel gebruik van verschillende theorieën, een daarvan is de Golden Circle – beter bekend als ’start with why’ van Simon Sinek. Waarom doen we nou eigenlijk wat we doen? Wat is de belofte? Met verschillende professionals en vanuit verschillende disciplines werken we samen aan onze inclusieve overtuiging. Dit doen we met een enorme passie, betrokkenheid en beleving. Dit alles resulteert in een uitdagende en inspirerende werkomgeving. Kritisch op de inhoud en zacht op de mensen – dat is kenmerkend voor werken bij aatvos.

 

Check onze website voor onze missie, projecten, blogs en meer: www.aatvos.com

Wat zegt de huidige Office manager?

Hester de Jonge

Office Manager

“Ik ben bij aatvos gaan werken, aangezien de organisatie mij aansprak en vanwege de veelzijdigheid die de functie van Office Manager te bieden heeft. Daarnaast spreekt het internationale aspect van de organisatie me erg aan.

Bij aatvos is geen enkele dag hetzelfde, er gebeurt altijd wel iets! Er komen veel verschillende dingen binnen, dus organisatorisch overzicht houden is belangrijk. Je moet goed op de hoogte (willen) zijn van alles wat er speelt en daarmee kun je het overzicht bewaren.

De organisatie heeft een hele prettige werksfeer, het is een erg platte organisatie met weinig hiërarchie en daardoor voel je je snel op je gemak. Ook collega’s zijn gemakkelijk te vinden en benaderbaar. Er is ruimte voor flexibiliteit in je manier van werken en er wordt actief met je meegedacht.

Ik zou een dag(deel) van mijn functie als volgt omschrijven. Aan het eind van een werkdag bereid je de volgende dag voor zodat je niet voor verrassingen komt te staan. De volgende dag begin je met het checken van de email inboxes. Staan hier belangrijke mails tussen? En moeten die doorgestuurd worden naar een collega? Of moet hij / zij op de hoogte worden gebracht van de inhoud? Staan alle gegevens opgeslagen op de juiste plek?

Daarna komt er van alles op je af: inkomende telefoontjes, mails, het inplannen van afspraken, een mail opzetten voor Aat, een collega moet opeens ergens op locatie zijn en daar moet wat voor worden geregeld, agenda’s moeten aangepast worden, etc. Dit is een leuk, uitdagend en continue proces. Belangrijk is dat je hierin zelf prioriteiten stelt en daarop acteert. Tevens is het erg belangrijk om Aat goed in te lichten over alle lopende zaken.

Al met al; een enorm uitdagende baan die geen dag verveelt!”
het aanbod

Wat bieden we aan jou?

Wat is voor de functie nodig?

De mogelijkheid om je skills te verbeteren en bij te dragen aan een groeiende organisatie, met platte structuur, die continu in ontwikkeling is. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan een inclusieve samenleving en mee te werken aan nationale en internationale projecten.
Om deze job goed te kunnen invullen, behoren de volgende zaken tot je skill palet:
Je spreekt, schrijft en leest Nederlands én Engels, dat is een absolute must. Daarnaast beheers bij voorkeur ook de Duitse taal. Je bezit HBO werk- en denkniveau



Wat bieden we aan jou?

Wat is voor de functie nodig?

De mogelijkheid om je skills te verbeteren en bij te dragen aan een groeiende organisatie, met platte structuur, die continu in ontwikkeling is. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan een inclusieve samenleving en mee te werken aan nationale en internationale projecten.
Om deze job goed te kunnen invullen, behoren de volgende zaken tot je skill palet:
Je spreekt, schrijft en leest Nederlands én Engels, dat is een absolute must. Daarnaast beheers bij voorkeur ook de Duitse taal. Je bezit HBO werk- en denkniveau